Erstellung / Bearbeitung von File-Metadaten
Mithilfe der AI Suite hast du ab den Versionen 13.1.0 und 12.7.0 die Möglichkeit, deine Datei-Metadaten mithilfe des WorkflowManagers zu erstellen und zu bearbeiten. Mit den Versionen 13.5.0 und 12.11.0 wurde die Speicherung der zuvor eingestellten Filteroptionen ergänzt, um nicht jedes Mal die Filterung komplett neu einstellen zu müssen.
Der nachfolgende Abschnitt erklärt dir die Vorgehensweise Schritt für Schritt.
1. Wo finde ich die Funktion?
Zur Eingabemaske gelangst du wie folgt:
Über das Dateiliste-Backend-Modul:
- Öffne das AI Suite Dateiliste-Modul
- Wähle den gewünschten Ordner in der Dateiliste aus
Über das Kontext-Menü (im Dateiliste-Modul):
- Wähle den gewünschten Ordner in der Dateiliste und öffne mit Rechtsklick das Kontext-Menü
- Wähle „AI Suite“
- Wähle „WorkflowManager für File-Metadaten“ aus
2. Aufbau der initialen Eingabemaske
- Wähle unter „Ausgewählte Verzeichnisse“ die Verzeichnisse aus, die verarbeitet werden sollen. Über „Verzeichnis hinzufügen“ öffnest du den Ordner-Browser, ein bereits gewähltes Verzeichnis entfernst du über das Kreuz am Eintrag.
- Lege die „Unterebenen-Tiefe“ fest. „Nur die ausgewählten Verzeichnisse“ entspricht der Tiefe 0, maximal sind 5 Unterebenen möglich.
- Wähle das Metadaten-Feld (standardmäßig ist hier „Alle Felder“ ausgewählt)
- Lass dir bei Bedarf nur leere Felder und/oder Datei-Metadaten von inkludierten Dateien anzeigen
- Ergebnisse anzeigen (die gefundenen Dateien inklusive Titel und Alternativtext werden nach Verzeichnis gruppiert angezeigt, jede Gruppe lässt sich ein- und ausklappen)
Mehrere Verzeichnisse auf einmal
Seit den Versionen 14.4.0/13.16.0/12.22.0 lassen sich mehrere Verzeichnisse gleichzeitig auswählen. Pro Durchlauf werden maximal 50 Verzeichnisse und 1000 Dateien berücksichtigt. Wird diese Grenze erreicht, kürzt die AI Suite die Ergebnisliste und weist dich darauf hin. Verzeichnisse, für die dir die Berechtigung fehlt oder die nicht gefunden werden, werden übersprungen und ebenfalls gemeldet. Die getroffene Auswahl bleibt erhalten, bis du sie änderst. Rufst du den WorkflowManager über das Kontext-Menü der Dateiliste auf, startest du wieder mit dem dort gewählten Verzeichnis.
3. Erstellen der Metadaten
Generierung von nicht übersetzten Metadaten
Seit der Version 13.7.0 / 12.13.0 können ebenfalls Metadaten für nicht übersetzte Metadaten-Datensätze generiert werden. Datensätze, für welche keine Übersetzung existiert, werden im WorkflowManager mit einem grünen “New” Badge gekennzeichnet.
Nun kannst du die gefundenen Ergebnisse selektieren und abschließend die Stapelverarbeitung mit KI oder auch ohne beginnen. Ohne KI anlegen bedeutet, dass du die Felder selbst ausfüllen und anschließend nur speichern möchtest.
Die Ergebnismaske ist wie folgt gegliedert:
- Wahl des KI-Models (wird bei „Ausgewählte Metadaten aktualisieren“ nicht berücksichtigt)
- Optional kannst du seit den Versionen 14.4.0/13.16.0/12.22.0 den Bereich „Eigenen Prompt verwenden“ aufklappen, dort eine Prompt-Vorlage wählen und einen eigenen Prompt eingeben. Er ersetzt die serverseitig vordefinierte Anweisung. Ist ein eigener Prompt hinterlegt, kennzeichnet die AI Suite den Bereich mit „aktiv“.
- Auswahl aller oder einzelner File-Metadaten
- Wahl der Erstellungsart
- Metadaten mit KI generieren
- Ausgewählte Metadaten aktualisieren (keine Credits benötigt)
4. Validierung der generierten Metadaten
Wenn du die Metadaten mit KI generierst, werden diese anschließend im Hintergrund Step by Step generiert und zur TaskEngine hinzugefügt.